Quali documenti deve avere a disposizione durante un controllo del passaporto tessile?
Quando un'autorità di vigilanza chiede il passaporto tessile, il codice QR e la pagina che si apre dietro di esso di solito rappresentano il punto di partenza, non il punto di arrivo. Il regolamento richiede che i dati nel passaporto siano rintracciabili, il che significa che da qualche parte deve esistere un documento, una dichiarazione o una relazione su cui si basano tali dati. Questi documenti di supporto sono la parte che riceve la maggiore attenzione durante un controllo.
In pratica si tratta di un numero limitato di categorie: documentazione sulla composizione delle fibre, prove di origine e ubicazione della produzione, dichiarazioni su materiale riciclato se menzionato, e i documenti dal vostro fascicolo di sicurezza dei prodotti esistente che compaiono anche nel passaporto. I documenti esatti necessari dipendono da ciò che è indicato nel vostro passaporto e dal ruolo che ricoprite nella catena; la decisione definitiva spetta all'autorità di vigilanza competente o a un giurista, non a questo articolo.
Il passaporto stesso non è la prova
Un presupposto frequente è che il passaporto, una volta compilato e associato al codice QR, sia la prova. Non è così che il regolamento è concepito. Il passaporto mostra i dati; la documentazione di tali dati è un fascicolo separato che voi, o la parte che ha fornito i dati, dovete essere in grado di mostrare quando richiesto. Questa distinzione è esattamente il dettaglio che viene più spesso trascurato durante la vigilanza e l'applicazione della normativa: tutta l'attenzione si concentra sul passaporto e si dimentica che anche la fonte di esso deve essere conservata e rintracciabile.
Questo pesa più nel settore tessile che in molti altri gruppi di prodotti, perché la composizione e l'origine dell'abbigliamento passano attraverso più anelli della catena prima di arrivare a voi. Una percentuale di cotone o un'affermazione su materiale riciclato raramente è misurata da voi stessi; proviene da un fornitore, da un laboratorio di prova o da un organismo di certificazione. La domanda che per prima emerge durante un controllo non è quindi "questi dati sono corretti", ma "da dove provengono e potete dimostrarlo".
Quali documenti ricorrono frequentemente
Nella maggior parte dei fascicoli che le aziende costituiscono per il loro passaporto tessile, ricorrono gli stessi tipi di documenti. Pensate a relazioni di laboratorio o certificati sulla composizione delle fibre, dichiarazioni di fornitura del produttore sulla provenienza dei materiali, certificati che documentano una percentuale di materiale riciclato se tale percentuale viene comunicata, documentazione tecnica e dichiarazioni di conformità già conservate per la sicurezza dei prodotti, e corrispondenza o contratti che mostrano quale parte ha fornito quali dati. Quest'ultimo è spesso altrettanto importante quanto i documenti sostanziali stessi: con più anelli nella catena, un'autorità di vigilanza vuole anche poter stabilire chi era responsabile di quale dato.
Quale di questi documenti deve avere in vostro possesso e quale può rimanere presso il vostro fornitore fintanto che sia reperibile, varia a seconda della situazione e del ruolo che ricoprite nella catena. leggere gli argomenti per situazione fornisce un primo orientamento, ma non sostituisce una consulenza legale sulla vostra situazione specifica.
Perché questo ha un peso maggiore di quanto sembri
Molti imprenditori sottovalutano questo aspetto perché il passaporto stesso, una volta compilato, sembra richiedere poca manutenzione. Il fascicolo di supporto è tuttavia la parte che nel tempo scompare più rapidamente: un fornitore cambia, una relazione di prova non viene richiesta di nuovo a un nuovo lotto, o la dichiarazione che una volta è arrivata per posta non è più rintracciabile. La vigilanza e l'applicazione della normativa si concentrano proprio su questa rintracciabilità nel tempo, non solo al momento dell'inserimento dei dati.
Questo è anche il motivo per cui questa parte viene spesso discussa separatamente dal resto del processo del passaporto: non si tratta di quello che appare sul codice QR, ma di quello che deve poter essere provato dietro di esso, anni dopo, possibilmente da qualcuno diverso da colui che lo ha inserito originariamente.
Chi conserva cosa
In una catena con più parti è normale che non un'unica azienda conservi da sola tutti i documenti di supporto. Il fabbricante di solito conserva i rapporti di prova e i certificati relativi al materiale e alla composizione; l'importatore o il marchio che fa compilare il passaporto di solito conserva le dichiarazioni e i contratti che provano quali dati sono stati forniti e da chi. Documentare chi conserva quale documento e per quanto tempo è qualcosa che di solito viene concordato nei contratti di acquisto con i fornitori, non qualcosa che si verifica da sé.
Se i vostri attuali accordi con i fornitori lo coprano già è qualcosa che potete discutere al meglio con il vostro stesso consulente legale o con l'autorità competente di vigilanza. Un primo quadro della vostra situazione per i vostri stessi prodotti lo otterrete con una breve scansione che in poche domande vi mostra dove siete.
Cosa potete fare fin d'ora
Senza dover aspettare la normativa definitiva, potete già ora mappare quali documenti avete in casa per la vostra collezione attuale e quali dovreste richiedere ai fornitori. Questo evita che in caso di controllo dobbiate cercare documenti che in realtà avrebbero già dovuto trovarsi presso di voi. Come texpas.eu raccoglie e rende tracciabile questo tipo di dati è descritto in la pagina su come viene creata l'informazione.
Se avete dubbi sul fatto che una determinata documentazione nella vostra situazione sia obbligatoria o sufficiente, questa è una domanda per un consulente legale o per l'autorità di vigilanza competente nel vostro caso; questo articolo descrive i punti principali, non il vostro dossier specifico.
Volete prima un'idea di cosa sia rilevante per i vostri stessi prodotti, senza creare subito un account? Fate la scansione rapida gratuita o leggete gli argomenti che si avvicinano più alla vostra situazione tramite le domande più frequenti sul passaporto tessile.