Veel ondernemers die zich voorbereiden op het digitaal productpaspoort voor textiel denken eerst aan de QR-code zelf: wat kost zo'n code, en wie betaalt die? Het antwoord is dat de code als zodanig vrijwel niets kost. De kosten zitten in het aanbrengen ervan op het kledingstuk: het label of de print die de code draagt, de manier waarop die in het productieproces wordt meegenomen, en de afspraken die u daarover met uw fabrikant of leverancier maakt.
De verordening schrijft voor dát er een datadrager op het product moet zitten die naar het paspoort verwijst, meestal een QR-code. Hoe die code technisch wordt gegenereerd en gehost, is een ander vraagstuk dan hoe hij fysiek op het kledingstuk terechtkomt. Dat laatste bepaalt het grootste deel van de rekening.
Waar het bedrag vandaan komt
De meeste kledingmerken laten nu al labels aanbrengen: een wasvoorschrift, een maatlabel, soms een merklabel. Een QR-code toevoegen aan diezelfde productiestap kost doorgaans weinig extra, zeker als het om een gedrukt label gaat dat toch al door de machine gaat. Wordt er een apart, nieuw label toegevoegd, dan komt er een extra handeling bij in de confectie, en dat werkt door in de prijs per stuk.
Ook het materiaal speelt mee. Een geweven label is duurzamer maar duurder dan een gedrukt label. Een hangtag die los aan het kledingstuk hangt is eenvoudig te vervangen bij een fout, maar gaat sneller verloren dan een vast ingenaaid label. Welke vorm het beste past, hangt af van het soort kleding en van wat de fabrikant al gewend is te produceren.
De keuzes die de prijs bepalen
Volume is de belangrijkste factor. Bij grote oplages daalt de prijs per label snel, omdat de instelkosten van de productielijn over meer stuks worden verdeeld. Bij kleine series, zoals een beperkte collectie bedrijfskleding met logo, weegt die instelkost zwaarder per stuk.
Daarnaast telt mee of de QR-code vast gekoppeld is aan één artikel of dat dezelfde code voor een hele productlijn wordt gebruikt. Dat laatste is goedkoper om te produceren, maar betekent ook dat de achterliggende gegevens voor die hele lijn moeten kloppen. Wie overweegt om dit soort keuzes te combineren met de rest van de inkoop, doet er goed aan dit gesprek vroeg te voeren met de leverancier, bijvoorbeeld aan de hand van de vragen die in de kennisbank per onderwerp zijn uitgewerkt.
Wat los staat van de fysieke code
Het is goed om twee dingen uit elkaar te houden. De eerste kostenpost is het fysieke label of de print op het kledingstuk, met de productiestap die daarbij hoort. De tweede kostenpost is het paspoort zelf: het samenstellen van de gegevens, het tien jaar hosten daarvan, en het genereren van de code die naar die gegevens verwijst. Dat tweede deel verloopt via een platform zoals texpas.eu en staat los van wat de confectiefabriek rekent voor het aanbrengen van het label.
Wie deze twee posten door elkaar laat lopen, krijgt een vertekend beeld van de totale kosten. Een overzicht van wat een abonnement voor het paspoort zelf kost, los van de productiekant, staat op de prijzenpagina.
Wat dit betekent voor uw planning
Omdat de gedelegeerde handeling die de verplichting concreet maakt nog niet is gepubliceerd, is er nog geen vaste datum waarop deze kosten daadwerkelijk gemaakt moeten worden. Het ESPR-werkplan noemt 2027 als verwachte periode voor die handeling, met kleding die voor tachtig procent of meer uit textielvezels bestaat als eerste categorie. Dat betekent dat er ruimte is om dit rustig mee te nemen in een volgende productiecyclus, in plaats van het als een losse, haastige uitgave te behandelen.
Wie nu al met een fabrikant spreekt over labels, kan de vraag over de QR-code gewoon meenemen in dat gesprek. Fabrikanten die internationaal werken, hebben de vraag vaak al eerder gehoord en kunnen aangeven welke opties zij al aanbieden.
Voor wie wil zien hoe dit soort kostenposten zich verhouden tot de rest van de voorbereiding, is de gratis quick-scan een logisch startpunt: in een paar vragen wordt duidelijk welke onderdelen voor uw situatie relevant zijn. Twijfelt u over een specifieke term of afkorting die in dit soort gesprekken voorbijkomt, dan is het overzicht met veelgestelde vragen een snelle plek om dat na te slaan voordat u verder plant.