Wie voor meerdere artikelen tegelijk een digitaal productpaspoort laat opstellen, ziet al snel dat de prijs niet voor elk artikel gelijk is. Dat komt doordat de kosten per artikel worden bepaald door een combinatie van factoren: het aantal varianten binnen één artikel, de staat waarin de brongegevens al verkeren, de lengte en complexiteit van de toeleveringsketen, en de mate waarin gegevens al gestructureerd zijn aangeleverd door fabrikant of importeur.
Er bestaat dus geen vast bedrag per stuk dat voor elk kledingstuk of elk textielproduct opgaat. Een basic T-shirt in één samenstelling en één land van herkomst vraagt minder werk dan een jas met meerdere stofsoorten, een gemengde herkomst en verschillende maten die elk als apart artikelnummer worden gevoerd. Voor een concreet beeld van wat dit voor uw eigen assortiment betekent, is in een paar vragen een eerste indicatie te krijgen.
Wat een artikelnummer in dit verband precies is
Binnen een productpaspoort wordt vaak gesproken over een artikel of SKU: een unieke combinatie van model, kleur en soms maat. Eén ontwerp dat in vijf kleuren en drie maten wordt verkocht, kan administratief uit vijftien SKU's bestaan. Of die vijftien allemaal een eigen paspoort nodig hebben, of dat ze gegevens kunnen delen omdat de vezelsamenstelling en herkomst identiek zijn, is precies het soort vraag dat de uiteindelijke prijs per artikel beïnvloedt. Hoe dat onderscheid in de verordening zelf wordt gemaakt, staat beschreven in de kennisbank per onderwerp.
Waar het bedrag vandaan komt
De prijs die een aanbieder als texpas.eu voor het samenstellen en tien jaar hosten van een paspoort rekent, is opgebouwd uit een aantal onderdelen: het verzamelen en controleren van de gegevens, het omzetten daarvan naar het juiste format, het genereren en leveren van de QR-datadrager, en de hosting gedurende de bewaartermijn. Elk van die onderdelen kost meer tijd naarmate de brongegevens rommeliger zijn of over meer schakels in de keten zijn verspreid. Een fabrikant die zijn samenstellingen, herkomstgegevens en certificaten al overzichtelijk per artikel heeft vastgelegd, bespaart in de praktijk op het duurste onderdeel: het uitzoekwerk vooraf.
Wat de kosten per artikel beïnvloedt
Het aantal artikelen zelf is een voor de hand liggende factor: bij grotere volumes daalt de prijs per stuk doorgaans, omdat opzet- en verwerkingskosten over meer artikelen worden verdeeld. Minstens zo bepalend is de complexiteit per artikel. Producten met één vezelsoort en één productieland zijn eenvoudiger te documenteren dan mengproducten met meerdere leveranciers. Ook het aantal talen waarin het paspoort beschikbaar moet zijn, en of er al bestaande certificaten en testrapporten zijn, spelen mee. Bedrijven die via private label werken en dus afhankelijk zijn van gegevens van een externe fabrikant, merken vaak dat juist het verzamelen van die gegevens de doorslag geeft, niet het technische deel van het paspoort.
Eenmalige kosten versus doorlopende kosten
Bij de prijs per artikel is het onderscheid tussen eenmalige en doorlopende kosten van belang. Het samenstellen van het paspoort en het genereren van de QR-code zijn doorgaans eenmalige werkzaamheden per artikel. De hosting over de bewaartermijn van tien jaar is een doorlopende kostenpost, die meeloopt zolang het paspoort actief moet blijven. Wijzigt de samenstelling van een artikel, of komt er een nieuwe leverancier, dan kan een update nodig zijn; ook dat weegt mee in wat een artikel over de gehele looptijd kost. Een volledig overzicht van hoe deze onderdelen worden opgebouwd, staat op de pagina met de prijsopbouw.
Zelf grip houden op de kosten
De belangrijkste manier om de kosten per artikel behapbaar te houden, is het op orde brengen van de brongegevens voordat een paspoort wordt aangevraagd: eenduidige artikelnummers, actuele samenstellingen en herkomstgegevens per leverancier. Dat verandert niets aan wat de verordening vraagt, maar het scheelt wel in het uitzoekwerk dat de prijs mede bepaalt. Wat de verordening zelf precies vraagt en van wie, is beschreven in de kennisbank; voor de onderbouwing van cijfers en toelichtingen die op deze site staan, is te zien waar die informatie vandaan komt.
Wilt u weten hoe dit voor uw eigen assortiment uitpakt? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een eerste indicatie, en de kennisbank behandelt de onderwerpen die daarbij vaak naar boven komen.