Ja, u kunt de gegevensverzameling voor het textielpaspoort zelf doen. Niets in de verordening verplicht u om daarvoor een externe partij in te schakelen. De vraag die er in de praktijk toe doet, is niet of het mag, maar of het bij uw bedrijf past: hoeveel leveranciers heeft u, hoe vaak wisselt uw collectie, en wie houdt de gegevens actueel zodra er iets verandert.
De grens tussen zelf doen en uitbesteden ligt meestal niet bij het eerste verzamelen van gegevens, maar bij het bijhouden ervan. Eenmalig gegevens ophalen bij een handvol vaste leveranciers is met een spreadsheet te doen. Zodra u met meerdere leveranciers werkt, seizoenen wisselt of artikelen samenstelt uit onderdelen van verschillende herkomst, wordt het bijhouden het werk dat meestal wordt uitbesteed.
Wat er precies verzameld moet worden
De gedelegeerde handeling die dit voor textiel en kleding uitwerkt, is nog niet gepubliceerd; het ESPR-werkplan noemt 2027 als verwacht moment, met kleding van tachtig procent of meer textielvezels als eerste categorie. Wat wel bekend is uit de verordening zelf: het paspoort bevat gegevens over de herkomst en samenstelling van een product, gegevens die nu vaak al ergens in uw bedrijf liggen, verspreid over inkooporders, certificaten en correspondentie met leveranciers.
Dat verspreid liggen is precies waar het zelf regelen lastig wordt. Niet het verzamelen van één datapunt is het probleem, maar het op één plek en in één vorm krijgen van gegevens die van verschillende leveranciers komen, in verschillende formaten en met verschillende mate van volledigheid. Wie dat voor een handvol artikelen doet, merkt vaak pas bij artikel twintig of dertig hoeveel tijd het structureel kost.
Wat u realistisch zelf kunt doen
Het opvragen van gegevens bij uw eigen leveranciers is werk dat bij uw bedrijf hoort en dat niemand beter kent dan u: u weet wie uw leveranciers zijn, welke afspraken er al liggen en welke documenten u al binnen heeft voor andere doeleinden. per onderwerp uitgezocht wat er nodig is geeft een overzicht van welke gegevens meestal worden gevraagd en waar u ze in uw eigen administratie vermoedelijk al vindt.
Ook het vastleggen van een eerste inventarisatie — welke artikelen heeft u, van welke leveranciers, met welke documentatie — is iets dat u zelf kunt doen zonder daarvoor iets aan te schaffen. Een korte scan die in vijf vragen laat zien waar u staat geeft daarbij een eerste richting, zonder dat u meteen ergens aan vastzit.
Waar uitbesteden logischer wordt
Wat minder goed zelf te doen is, is het actueel houden van gegevens over de tijd, het herleidbaar maken van elk gegeven naar de bron, en het technisch koppelen van die gegevens aan een QR-code die tien jaar moet blijven werken. Dat is niet omdat het bij wet verplicht is om dat uit te besteden, maar omdat het onderhoud ervan een taak wordt die naast de dagelijkse bedrijfsvoering blijft liggen zodra er meer dan een paar artikelen bij komen.
Daar zit ook het verschil tussen een spreadsheet en een platform: een spreadsheet registreert wat u erin zet, maar bewaakt niet of een gegeven nog klopt, wie het heeft aangeleverd, en wat er verandert als een leverancier wisselt. Hoe die herleidbaarheid in de praktijk werkt, staat toegelicht op de pagina die laat zien waar de informatie vandaan komt.
Wat blijft, ook als u uitbesteedt
Uitbesteden van het technische deel neemt niet weg dat de gegevens zelf van u of uw leverancier moeten komen. Een platform kan gegevens hosten, ordenen en koppelen aan een datadrager, maar kan niet verifiëren of een leverancier de juiste vezelsamenstelling heeft opgegeven. Die verantwoordelijkheid, en de vraag wie binnen de keten welke rol vervult, blijft bij de betrokken partijen liggen.
Voor de precieze verdeling van die verantwoordelijkheid, en voor vragen die niet met een algemeen antwoord te beantwoorden zijn, is het raadzaam de officiële tekst te raadplegen of een jurist te betrekken die uw specifieke situatie kent.
Wilt u eerst zien hoeveel werk de gegevensverzameling voor uw eigen artikelen vergt, voordat u kiest tussen zelf doen en uitbesteden? De gratis quick-scan geeft daar een eerste indicatie voor, en de meestgestelde vragen over het textielpaspoort beantwoorden veel van de praktische vervolgvragen die na zo'n eerste inventarisatie opkomen.